Comment Gymglish était préparé au télétravail

Depuis le début du confinement, les entreprises du monde entier sont mises à rude épreuve et doivent s’adapter à la situation sanitaire en un temps record. La généralisation du télétravail est devenue un sujet majeur, qui impacte toutes les équipes d’une manière différente.

Nous nous sommes entretenus avec Antoine Brenner, co-fondateur de Gymglish, qui partage avec nous sa vision de la mise en place technique du télétravail et son incidence sur la productivité de l’entreprise.

Bonjour Antoine ! Le concept du télétravail ne semble pas dater d’hier chez Gymglish, je me trompe ?

Tu ne te trompes pas ! Pendant près de 15 ans Gymglish est restée une petite équipe d’une vingtaine de personnes qui se connaissaient très bien et dont la plupart travaillent encore ensemble depuis des années. Cette proximité implique une bonne transparence entre collaborateurs/trices et donc une certaine confiance s’est instaurée au fil du temps. Confiance qui nous a permis de travailler les uns avec les autres à domicile, depuis l’étranger ou encore en voyage. 

De plus, très tôt dans notre développement nous avons ouvert deux filiales à l’étranger en Israël et au Brésil. Ceci nous a évidemment “forcé” à fonctionner à distance

Enfin et surtout, notre métier est de proposer des cours de langues par internet. Cette activité 100% en ligne aide évidemment à cette flexibilité, toutes les entreprises et métiers n’ont pas cet atout.

Ce confinement n’est donc pas un bouleversement technique pour Gymglish ?

Techniquement, rien n’a vraiment changé pour nous. Les dernières personnes qui n’avaient pas la configuration VPN* sur leur ordinateur ont été équipées en quelques jours, mais tout cela s’est fait de manière assez simple et fluide les 12 et 13 mars (merci à Julien ndlr).

Ce qui est inédit chez nous, c’est plutôt ce télétravail à une si large échelle. Nous sommes passés, comme de nombreuses entreprises, au 100% remote en l’espace d’un week-end !

*Le VPN ou Virual Private Network est un système permettant de créer un lien direct entre des ordinateurs distants, qui isole leurs échanges du reste du trafic se déroulant sur des réseaux de télécommunication publics.

Gymglish a l’habitude de manager à distance avec ses filiales en France et à l’étranger ?

Tout à fait ! Et c’est précisément parce que le télétravail fonctionnait bien techniquement que nous avons ouvert nos filiales au Brésil, à Tel Aviv et enfin à Bordeaux. Le plus gros challenge finalement c’est de maintenir “l’esprit Gymglish” au sein de chaque entité. En ces circonstances particulières, les managers doivent aujourd’hui se rendre encore plus disponibles pour leurs équipes et communiquer de façon régulière. 

Il est intéressant de noter que notre secteur, l’e-learning, intéresse nos apprenant.e.s de manière encore plus significative en période de confinement. Toutes les équipes Gymglish sont en capacité de travailler pour leurs partenaires et client.e.s, même à distance.

Cela dit, si nous devions faire face un jour à une crise mondiale liée à un virus internet… nous serions vraiment au chômage technique !

Quels ont été les premiers outils dédiés au télétravail ?

Nos premiers outils liés au télétravail ont été proposés dès la création de l’entreprise en 2004. Nous avions décidé à l’époque d’héberger en premier temps nos serveurs d’e-mails puis rapidement notre propre serveur openVPN (Virtual Private Network) qui permet d’accéder à tous nos outils et ressources comme notre Backoffice ou notre intranet. Le but n’était pas forcément de télétravailler mais plutôt d’avoir la possibilité d’accomplir ponctuellement certaines tâches de n’importe où, depuis n’importe quel ordinateur.

Au début nous utilisions des messageries installées sur nos serveurs en local (SquirrelMail et Cyrus IMAP) permettant déjà un accès à distance, mais les recherches d’e-mails étaient très lentes car notre serveur n’était pas assez puissant. Ceci représentait un gros frein à notre efficacité.

En 2009, nous sommes passés sur Google Apps for Business (Gmail pour les entreprises), qui encore aujourd’hui, s’adapte parfaitement aux besoins de notre structure. Enfin la démocratisation des smartphones a considérablement facilité la continuité de nos missions lorsque nous travaillons à notre domicile ou lors de longs séjours à l’étranger par exemple. Au fur et à mesure, tous nos fichiers LibreOffice (une alternative à Microsoft Office) se sont transformés en Google Apps. Nous avons conservé notre système VPN pour se connecter à l’intranet.

Ce foisonnement de technologies facilitant le télétravail a toutefois un prix : une forte dépendance au géant Google et une vulnérabilité quant à la confidentialité de nos données. Mais c’est un autre sujet.

Quels sont les outils techniques qui nous aident dans notre travail au quotidien ?

Toute la G Suite (applications Google : Google Drive, Google Doc…) nous est d’une aide précieuse. Nous avons également un serveur LDAP auquel s’ajoute le VPN et nous utilisons depuis 2017 un outil de gestion de projet en ligne: Basecamp. Ce logiciel nous permet de mieux nous organiser au quotidien, à communiquer, partager des fichiers… c’est un excellent complément aux outils Google. 

Nous utilisons aussi d’autres services Saas (notre CRM et notre outil Frontapp dédié à notre équipe Customer Care) qui permettent aux équipes de travailler n’importe où dans le monde.

As-tu pour ambition qu’un jour Gymglish devienne 100% remote ?

Techniquement, c’est possible ! Mais honnêtement ce n’est pas un objectif pour nous. L’entreprise est avant tout une aventure humaine. Un groupe de personnes qui collaborent, s’entre-aident, mais aussi se voient, échangent, plaisantent, parfois poursuivent ensemble au-delà du travail pour aller boire un verre. L’entreprise c’est tout cela, et pas seulement une manière d’être productif. Si nous passions au 100% télétravail, l’esprit d’équipe créé par les relations humaines, conférences, pauses café, apéros, karaokés… nous manqueraient trop. Benjamin et moi (les deux cofondateurs de Gymglish ndlr), les managers et tous nos coéquipier.es aimons être proches les uns des autres, créer un environnement de travail humain et plaisant. Alors le télétravail OK, mais pas tout le monde ni toute l’année !

Espérons que ce confinement ne dure pas toute l’année en effet. 

Vous souhaitez mieux connaître Gymglish et rejoindre nos équipes ? Ca tombe bien, on recrute !

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